Nos offres Personnel administratif: secrétaire, chargé·e d’affaire

Les missions du personnel administratif : secrétaire

Le ou la secrétaire réalise le traitement administratif de dossiers avec la rédaction de courriers, la mise en forme de documents… Il s’occupe également de transmettre les informations tels que les e-mails, les notes, les fax pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Il est possible qu’il doive prendre en charge le suivi complet de dossiers comme des contrats de maintenance des équipements ou encore de la structure. Enfin, il peut lui être demandé de coordonner une équipe.

L'activité principale du secrétaire

Le métier de secrétaire regroupe des activités très différentes. En fonction de la taille et de la structure de l’entreprise ces tâches ne seront pas les mêmes. Le secrétaire est présent à tous les niveaux d’organisation : le standard téléphonique, la gestion des rendez-vous, la rédaction de textes et de comptes-rendus. La fonction de secrétaire nécessite d’être polyvalent. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de l’entreprise, une secrétaire a pour missions d’accueillir et orienter les visiteurs, prendre des rendez-vous, recevoir ou rédiger et transmettre le courrier et les e- mails. Il doit aussi gérer les appels téléphoniques et organiser l’agenda. Assurer le classement et l'archivage des dossiers. Il peut lui être demandé de préparer les déplacements de sa hiérarchie, d’organiser et planifier des réunions. Son niveau de responsabilité dépend de la structure dans laquelle elle travaille. Ainsi, il peut également être amené à coordonner une équipe et effectuer le suivi complet de certains dossiers comme des contrats de maintenance.

Les compétences et qualités du secrétaire

Compétences primaires

• Accueillir une clientèle

• Saisir des documents numériques

• Planifier des rendez-vous

• Organiser des déplacements ou des évènements

• Réaliser la gestion administrative des emails

• Sténographie

• Outils bureautiques

• Modalités d’accueil

• Utilisation d’outils collaboratifs

• Règles d’affranchissement de courrier

Compétences spécifiques

• Suivre les conditions d’exécution

• Logiciels comptables d’un contrat

• Archiver et indexer des dossiers

• Suivre l’évolution d’un dossier professionnel

• Saisir des documents juridiques

• Réaliser un suivi administratif du personnel

• Réaliser une gestion administrative

• Comptabilité générale

• Droit commercial

• Droit du travail

• Normes rédactionnelles

• Terminologie juridique

Les formations pour devenir personnel administratif : secrétaire

Le métier de secrétaire est accessible par le biais de plusieurs formations allant du Bac à Bac +3 : Bac - BP : Bac Pro Gestion – administration, Brevet professionnel bureautique, Titre professionnel secrétaire assistant(e) Bac +2 : DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), DUT Gestion Administrative et Commerciale (GACO), BTS Assistant de manager, BTS assistant de gestion PME - PMI Bac +3 : Licence administration et gestion des entreprises

Les évolutions possibles du personnel administratif : secrétaire

Après quelques années d’expérience, la secrétaire peut évoluer vers un poste d’assistante de direction ou d’assistante de gestion dans une PME - PMI.

Les missions du personnel administratif : Chargé d’affaires

Le chargé d’affaires réalise le pilotage et le suivi d’une affaire à forte valeur technique et financière (produits, équipements, installations, prestations, solutions). Le chargé d’affaires est le lien entre le client et les services de l’entreprise par la prise en charge des aspects commerciaux, techniques et financiers.

L'activité principale du chargé d’affaires

Le chargé d'affaires a pour rôle de développer et entretenir le portefeuille clients de son entreprise. Pour ce faire, il sera amené à mener des missions de prospection, par téléphone ou sur le terrain en poursuivant par l’écoute des besoins des clients et prospects pour construire une offre adaptée. L’étape suivante sera celle de la négociation et la rédaction les contrats. Il faudra ensuite mettre en place une veille au suivi des dossiers clients (satisfaction, nouveaux besoins…). Enfin, il faudra travailler sur les relances, factures et proposer les renouvellements de contrat.

Les compétences et qualités du chargé d’affaires

Compétences primaires

• Analyser les besoins du client

• Principe de relation client

• Élaborer et négocier des solutions techniques et financières

• Coordonner les étapes d’un projet

• Apporter une assistance technique

• Contractualiser une affaire

• Techniques commerciales

• Marketing

• Droit commercial

• Outils bureautiques

Compétences spécifiques

• Développer un portefeuille

• Négocier un contrat

• Contrôler la réalisation d’une prestation

• Traiter des dossier contentieux

• Veille stratégique

• Veille commerciale

• Gestion de projet

Les formations pour devenir chargé d’affaires

Même si le métier est accessible dès le niveau Bac+2, la concurrence sur le marché de l'emploi pousse aujourd'hui les candidats ambitieux à poursuivre leur cursus jusqu'au niveau Bac+5. Bac+2 : BTS MUC (management des unités commerciales), BTS Négociation et Relation Client Bac+3 : Licence professionnelle Commerce, option : commercialisation des biens et services interentreprises Bac+5 : Master professionnel Commerce, Gestion ou Management, diplômes des écoles d'ingénieurs, diplômes des écoles de commerce.

Les évolutions possibles du chargé d’affaires

Après avoir fait ses preuves sur le terrain, le chargé d'affaires évolue vers d'autres postes au sein de l'entreprise, notamment dans les services de gestion ou l'équipe commerciale. Les profils les plus diplômés peuvent prétendre accéder aux fonctions de directeur commercial.